Warum setzt Aareon voll auf Digitalisierung?

Sylvia Clöer: Aareon ist der Treiber der Digi­talisier­ung in der Branche. Unsere Spitzenposition im Markt wollen wir für die Zukunft festigen und das integrierte Lösungsportfolio Aareon Smart World werden wir weiter ausbauen. Damit gestalten wir den digitalen Transformations­prozess und schaf­fen neue Potenziale für unsere Kunden. Der Trend zu mobilen Lösungen setzt sich in ver­schiedenen Bereich­en immer mehr durch. Das zeigt zum Beispiel die rege Nutzung unserer Online-Beratung und E-Learning-Angebote. Doch vor allem die digitalen Lö­sungen unter­stützen zunehmend neue Bereiche und ver­netzen die relevanten Partner.

Elke Wolff: Genau. Zum Bei­spiel brauchen unsere Kunden neben den ERP-Systemen immer mehr mobile Lö­sung­en wie zum Beispiel unsere Mieter-App für das Management der Kunden­beziehungen. Um den sich wandelnden Anforderungen aus dem Markt gerecht zu werden, entwickelt auch Aareon permanent ihre Prozesse, ihre Systeme, die Organi­sation und die Unternehmens­kultur konti­nuier­lich weiter.

Das heißt konkret?

Elke Wolff: Auf dem Weg zu neuen digitalen Lösungen muss heute vieles schneller gehen. Die professionelle Steuerung des Produkt­­lebenszyklus spielt hier­bei eine immer wichtig­ere Rolle – ins­be­sondere ein opti­males enges Zusammen­spiel mit unseren Kunden in der Innovations- und Pilot­phase. Aber auch Continuous Delivery, d. h. die Optimierung des Software-Auslieferungs­pro­zes­ses zum Beispiel durch Auto­mati­sierung von Prozessen, ist wesentlich, wenn es darum geht, digitale Lös­ungen schnell auf den Markt zu bringen.

Sylvia Clöer: Insgesamt bedeutet das, wir müssen immer flexibler arbeiten und uns schnell austauschen können. Außerdem sind wir international aufgestellt und profitieren als Aareon Gruppe von den Stärken aller 36 Standorte. Daher vernetzen wir uns immer mehr.

Daraus ist das Projekt work4future ent­standen. Was steckt dahinter?

Sylvia Clöer: Es ist ein groß angelegtes, gruppen­weites Pro­jekt, eingebettet in unsere ganz­heit­liche digitale Sichtweise. Wir wollen agiles Arbeiten mithilfe der Digitalisierung im gesamten Unter­nehmen leben. Unsere Mit­arbeiter binden wir in diesen Trans­formations­pro­zess ein, denn Digital­isier­ung funktio­niert nur mit den Men­schen – wir wollen Mit­arbeiter, die be­geisterungs­fähig sind, eine hohe Motivation haben und vor allem mit Spaß bei der Ar­beit sind. Aufgrund der hohen Relevanz ist work4future gruppenweit verank­ert und hat Projekt­leiter in vielen Abteil­ungen. Grund­lage ist ein dreiteiliges Maßnahmenpaket:

Die erste Maßnahme ist die Etablierung eines Tools, das unsere gesamte interne Kommunikation neu gestaltet. Es handelt sich um ein Social-Intranet, mit dem wir unter anderem unsere Standorte verknüpfen und über das sich Projektteams und Mitarbeiter digital organisieren können.

Die zweite betrifft die technischen Rahmenbedingungen. Wir arbeiten bereits mit Conference-Tools und Telearbeit. Aber wir stellen zusätzlich die Frage: Wer braucht welche Endgeräte, um flexibel arbeiten zu können? Wie können wir technisch die Mitarbeiter optimal unterstützen, etwa durch Self-Service-Portale oder durch verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf die Systeme?

Die Antworten auf diese Fragen sind eng mit der dritten Maßnahme verknüpft: der Arbeitszeit- und Arbeitsortflexibilität. Hier hat Aareon bereits seit Langem ein breites Angebot, das wir weiter ausbauen wollen.

Wann Homeoffice oder wann Präsenz im Büro angebracht ist, soll so flexibel wie möglich gehandhabt werden. Denn Arbeitswelt 4.0 heißt vor allem: Freiraum für Mitarbeiter und ihre Ideen schaffen. Das unterstützt zusätzlich ein Raumkonzept, das die kreative Zusammenarbeit fördert. Hier haben wir auch außerhalb von Deutschland, zum Beispiel in Frankreich, in Holland oder in Schweden, schon tolle Ergebnisse erreicht. Aber auch in Mainz waren wir mit unserem Neubau im Jahr 2007 der Zeit voraus. Neben der bisherigen möglichen Nutzung der Außenanlagen im Sommer schaffen wir jetzt zusätzlich mit mehreren Büros unter freiem Himmel eine inspirierende Arbeitsumgebung. In Leipzig wollen wir ein kollaboratives Raum­konzept erarbeiten und umsetzen, das vielleicht bald als Best Practice dienen kann.

Das klingt nach einem langfristigen Wandel der Unternehmens­kultur. Wie gestalten Sie den Prozess?

Elke Wolff: Bereits seit über zehn Jahren betreibt Aareon aktives Change Management. Ziel ist es, unsere Unternehmenskultur kontinuierlich weiterzuentwickeln. Wandel und Veränderungen müssen in ihr verankert werden, um eine nachhaltige Performance-Steigerung zu sichern. Über die letzten Jahre haben wir unseren Baukasten mit Change-Maßnahmen immer weiter ausgebaut. Über Mitarbeit in Projekten und Workshops, Sounding-Board-Feedback, gruppenweite Videobotschaften und digital verbreitete Mitarbeiterversammlungen beziehen wir möglichst viele mit ein. Wir machen Betroffene zu Beteiligten. Wesentlich ist jedoch auch, dass der Veränderungsprozess von der Vorstandsebene über die weiteren Führungsebenen gelebt wird. Sonst wäre das alles nicht realisierbar.

Für einen Perspektiv­wechsel in der Produkt­entwickl­ung steht Design Thinking, mit dem Aareon arbeitet. Wie kommt die Methode an?

Sylvia Clöer: Enorm gut. Das Management hat Design Thinking längst als Schlüssel zum Erfolg akzeptiert und in seine Strategie integriert. Dieser problemlösungs- und nutzerzentrierte Ansatz kommt nicht nur in der Softwareentwicklung zum Tragen, sondern auch bei komplexen internen Anforderungen – es geht quasi um eine neue Grundhaltung. Wir beweisen damit, dass wir in der Lage sind, gewohnte Denkmuster aufzubrechen. Viele Mitarbeiter nutzen die Methode, um interne Prozesse neu zu gestalten, beziehungsweise bestehende Prozesse zu optimieren. Ein wichtiger Punkt bei Design Thinking ist: Um Erfolg zu haben, muss man auch Fehler machen dürfen. Sie sind Teil des iterativen Lernprozesses – nach jedem Fehler gehen wir ein, zwei Schritte zurück und verbessern etwas. So nähert man sich schneller der besten Lösung.

Vor allem Start-ups arbeiten so und sind bei der Entwick­lung digitaler Lösungen oft schnell unterwegs. Gehört zur Stra­te­gie auch das geziel­te Verstär­ken über Koopera­tion­en?

Elke Wolff: Ja, das ist wichtig für den Ausbau der Aareon Smart World. Wir pro­fitieren von Impulsen der Start-up-Denkweise. Ins­besondere das nutzer­zentrierte Arbeiten in der Ent­wick­lung und die Offen­heit für Neues setzen sich bei uns, aber auch bei unseren Kunden zunehmend durch. Ebenso zielen unsere Kooperationen in diese Richtung. Das beweist unsere jüngste Beteili­gung an dem Start-up Immomio.

Sylvia Clöer: Aus Personalsicht gewinnt man mit der richtigen externen Verstärkung neue Sicht­weisen und Know-how. Das sehen wir beim Thema Design Thinking und unserem Experten Dr. Mehdi Javadi. Er hat intern viele Teams begeistert, die mittlerweile mit dieser Denkweise neue Ideen für Produkte und Dienstleistungen entwickeln. Zudem hat er bereits in mehreren Workshops mit Kunden nach den Design-Thinking-Prinzipien gearbeitet. So profitieren beide Seiten von einer kreativeren Denke.

Zum Schluss noch ein Blick in die Zu­kunft: Wie sieht die Arbeits­welt in zehn Jahren aus – vor allem mit Blick auf die digital auf­gewachsene Generation?

Elke Wolff: Sicherlich noch mobiler und indi­vidu­el­ler. Wer am Mittag Sport treiben möchte, dafür am Abend E-Mails be­arbei­ten will, soll das tun können. Da wollen wir hin. Gerade auch jüngere Mitar­beiter, für die das Leben mit Apps und mobilen Geräten noch selbstverständlicher ist, gehen da voran. Sie leben häufiger das Prin­zip „always on“, also sie gestal­ten ihre Arbeits- und Lebens­zeit flexibel. Außerdem agieren viele Projekt­teams in Zukunft wahr­schein­lich für kürzere Pha­sen gemein­sam und widmen sich dann wieder dem nächsten Projekt. Kenntnisse und Fertig­keiten auch etablierter Berufe wandeln sich rasant. Koopera­tion, Vernetz­ung und Digital Literacy sind neue Kern­kompetenzen. Wissen ist nicht mehr nur Know-how, es ist nicht zuletzt Know-who und Know-why. Spannend ist in dem Zusammen­hang auch die gezielte Zusammen­arbeit mit Unternehmens­externen – zum Bei­spiel auch aus ganz anderen Branchen oder mit Wettbewerbern, um neue Ideen zu entwickeln.

Sylvia Clöer: Die Themen Wissens­trans­fer und Wissens­manage­ment werden wichtiger. Alle Mitarbeiter­generationen kön­nen sich digital miteinan­der ver­net­zen. Dazu soll unser ganz­heit­licher Ansatz aus Technik-, Raum- und Arbeits­zeit­konzept ver­hindern, dass Wissen in Archi­ven verloren geht. Insgesamt erleichtern digitale Tech­nologien unsere Ar­beit genauso, wie unsere digitalen Lösung­en unseren Kunden das Leben erleichtern.

Vielen Dank für das Gespräch!